Support Officer - Aviation

Support Officer – DHL Aviation

Ben jij nauwkeurig, administratief sterk en vind je het interessant om te werken in de wereld van luchtvracht? Krijg jij er voldoening van als alles klopt en vind je het leuk om uit te zoeken waar een afwijking vandaan komt? Dan is deze functie als Support Officer binnen DHL Aviation misschien wel iets voor jou.

Binnen DHL Aviation houden we ons bezig met de afhandeling van luchtvrachtzendingen die via verschillende luchtvaartmaatschappijen worden vervoerd. Jij wordt verantwoordelijk voor de administratieve afhandeling van deze luchtvrachtzendingen. Van het factureren van zendingen die via onze locatie op Schiphol worden afgehandeld tot het controleren van facturen van externe airlines: jouw werk vraagt om een scherp oog voor detail en een flinke dosis nauwkeurigheid.

Dit ga jij doen

Je werkdag begint met het controleren en verwerken van luchtvrachtzendingen die via onze locatie op Schiphol worden afgehandeld. Je kijkt bijvoorbeeld of een zending daadwerkelijk is aangekomen, welk handlingtarief van toepassing is en of er aanvullende kosten zijn voor bijvoorbeeld gevaarlijke goederen of opslag. Vervolgens zorg je ervoor dat de juiste informatie wordt verwerkt en de zending correct wordt gefactureerd.

Een ander belangrijk onderdeel van je werk is het controleren van facturen van externe luchtvaartmaatschappijen. DHL Aviation werkt hiervoor samen met verschillende airlines, zoals Emirates, KLM en Korean Air. Iedere maatschappij kan daarbij eigen prijsafspraken en toeslagen hanteren. Wanneer iets niet lijkt te kloppen, duik jij erin. Je zoekt uit waar het verschil vandaan komt, controleert de onderliggende informatie en neemt – wanneer nodig – contact op met de airline of handler om een factuur te laten corrigeren.

Ook bij vragen of disputen over facturen ben jij een belangrijk aanspreekpunt. Veel van dit contact verloopt via e-mail, waardoor het belangrijk is dat je helder en professioneel kunt communiceren. Je houdt daarnaast openstaande disputen bij en zorgt ervoor dat duidelijk is wat de status en vervolgstap is.

Je werkt met verschillende systemen, waaronder Acmedi voor de facturatie van luchtvracht, IATA CASS voor het controleren van facturen van externe partijen en verschillende interne DHL-systemen. Heb je hier nog geen ervaring mee? Geen probleem. We leren je stap voor stap hoe alles werkt.

Een groot deel van je werkzaamheden is administratief en deels repeterend. Zo kan het voorkomen dat je een reeks airway bills controleert en verwerkt en daarna doorgaat met de volgende. Juist daarom is het belangrijk dat je energie haalt uit nauwkeurig werken en ook bij terugkerende werkzaamheden scherp blijft. Tegelijkertijd is er genoeg ruimte om verder te kijken dan alleen je dagelijkse taken. Zie jij mogelijkheden om een proces slimmer, efficiënter of meer geautomatiseerd te maken? Dan horen we dat graag.

Jouw werkplek

Je komt terecht binnen een ervaren team van zes collega's binnen DHL Aviation op onze locatie bij Schiphol. Iedereen heeft zijn eigen expertise, van personeelsplanning en procurement tot training en events. Jij wordt verantwoordelijk voor de administratieve en financiële afhandeling van luchtvrachtzendingen.

Je wordt stap voor stap ingewerkt en krijgt de ruimte om de werkzaamheden eigen te maken. Je werkt van maandag tot en met vrijdag tijdens kantooruren, met een flexibele start tussen ongeveer 07:00 en 10:00 uur. Na je inwerkperiode kun je één dag per week vanuit huis werken.

Dit ben jij

Jij bent iemand die graag zorgt dat zaken kloppen. Je werkt geconcentreerd, nauwkeurig en vindt het prettig om zelfstandig verantwoordelijkheid te nemen voor je eigen werkzaamheden. Wanneer iets niet klopt, neem je niet zomaar aan dat het een foutje is. Je gaat op onderzoek uit, zoekt de juiste informatie en wilt begrijpen waar het verschil vandaan komt.

Een financiële of administratieve achtergrond sluit goed aan op deze functie. Ervaring met luchtvracht of het factureren van zendingen is mooi meegenomen, maar zeker geen vereiste. We staan ook open voor een serieuze junior die graag wil leren.

Het belangrijkste is dat je goed bent met cijfers, nauwkeurig werkt en geen moeite hebt met repeterende werkzaamheden. Daarnaast ben je nieuwsgierig en communicatief sterk, omdat je regelmatig schakelt met verschillende interne en externe partijen.

Dit neem je mee:

• Je hebt een administratieve en/of financiële achtergrond; ervaring met luchtvracht of facturatie is een pré.
• Je werkt zeer nauwkeurig en accuraat en hebt oog voor details.
• Je kunt zelfstandig werken en neemt verantwoordelijkheid voor je eigen werkzaamheden.
• Je bent onderzoekend ingesteld en vindt het leuk om afwijkingen uit te zoeken en tot de kern te komen.
• Je hebt een goede beheersing van de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk. Nederlands is een pré.

Ervaring met Acmedi, IATA CASS of andere DHL-systemen is niet noodzakelijk; we leren je hiermee werken.

Jouw pakket

• Een functie van 32 tot 40 uur per week.
• Een bruto maandsalaris tussen €3.000 en €3.500, afhankelijk van kennis en ervaring.
• Arbeidsvoorwaarden volgens CAO schaal 7.
• Flexibele werktijden.
• Na je inwerkperiode één dag per week thuiswerken.
• Een uitstekende pensioenregeling.
• 23 vakantiedagen, met de keuze voor 13 extra vakantiedagen of 6,24% extra salaris.
• Laptop en telefoon.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en de mogelijkheid om jezelf binnen DHL verder te ontwikkelen.