Nhân Viên Hành Chính / Admin Officer

1. Công tác hành chính:
• Thu giữ các đơn nghỉ, yêu cầu làm ngoài giờ và các chứng từ khác từ nhân viên Phòng Bảo dưỡng. Xác thực và trình lên cấp quản lý phê duyệt
• Soạn biên bản họp tuần của đơn vị
• Quản lý và sắp xếp kho chứng từ hợp lý
• Quản lý kho dụng cụ/ thiết bị/bảo hộ lao động/đồng phục ... cấp cho nhân viên Bảo dưỡng
• Đặt mua văn phòng phẩm và các đơn hàng khác theo yêu cầu của trưởng Bộ phận

2. Chấm công:
• Chuẩn bị lịch làm việc nháp và cập nhật đơn nghỉ đã được duyệt, gửi PGĐ Bảo dưỡng 3 ngày trước khi bắt đầu tháng mới
• Chuẩn bị bản chấm công, tổng hợp nghỉ và gửi Phòng Nhân sự vào ngày 22 mỗi tháng
• Theo dõi và cập nhật tình hình nhân sự Bảo dưỡng
3. Chi trả:
• Soạn các biểu mẫu hành chính và đề xuất theo yêu cầu của lãnh đạo Phòng
• Tiến hành chi trả hóa đơn hàng tháng và các chi phí khác theo phê duyệt của lãnh đạo Phòng
4. Nhiệm vụ khác:
• Thực hiện các công việc khác theo chỉ định của cấp trên

1. Administrative tasks:
• Collect Annual leave, Compensation leave, Overtime request and other paperwork from Line maintenance staffs. Perform verification then proceed to related managers for approval.
• Compose weekly maintenance meeting minutes
• Manage and store documents neatly
• Manage and store tools/ equipment, protective clothing, uniforms … for maintenance staff
• Order stationery monthly and others as requested from managers
2.Rostering:
• Prepare draft roster and updating approved leave request, send to Deputy Maintenance Director 3 days prior to the beginning of next month.
• Prepare detailed timesheet, leave summary and send to People Department on every 22th of each month
• Follow and update line maintenance personnel
3. Payment processing:
• Compose office correspondence and statement as requested
• Settle monthly bill payments and other fees with approval of managers
4. Others:
• Perform other tasks assigned by managers